 |
מהו אירוע?
אירוע אינו סתם מפגש. אירוע הוא אמצעי תקשורת רב-עוצמה שבעזרתו ניתן לשלהב,
להדהים, לשכנע, לאחד קבוצה ועוד. למעשה ניתן לומר כי בעזרת אירוע ניתן להשיג כמעט
כל מטרה. אירוע שמבוצע היטב יכול להוות ציון דרך חשוב עבורך או עבור חֶבְרָתך.
תכנון אירוע וביצועו דורשים מאמץ יצירתי ואומנותי שמצריך דיוק מושלם בהרכבת כל
חלקיו ובתזמונם. כמו כן נדרשות הקפדה בלתי מתפשרת על האיכות ושמירה על סטנדרטים
גבוהים. הצלחת האירוע תלויה במיומנויות האומנותיות והניהוליות של מארגן האירוע אשר
עובד בצמוד ללקוח. ביחד הם יוצרים את האירוע, מתכננים אותו, בוחרים את המיקום
המתאים, מוצאים את הספקים המתאימים וכו'.
החלט מהו המסר ומהי התוצאה המצופה
הצעד הראשון שאותו יש לעשות הוא "לדמיין" את האירוע במלואו. זאת הסיבה שבחרנו בשם
אימג'ין (באנגלית: דמיין). הכרחי להשיג תמונה מלאה של מהות האירוע, של מראה
האירוע, של האווירה שתהיה בו ושל התוצאה המיוחלת ו/או המסר שרוצים להעביר. חשוב
מאוד לקבוע באופן מפורש מהי התוצאה ומהו המסר. ללא צעד זה, מטרת האירוע כולה עלולה
לרדת לטמיון בשל בחירת אולם, לוח זמנים, תכנון תפאורה, תאורה, קישוטים או פרטים
אחרים שאינם עולים בקנה אחד עם המטרה. הנה מספר דוגמאות ליעדים שניתן לקבוע
לאירוע: כשמדובר באירוע עסקי התוצאה יכולה להיות שכל העובדים ירגישו שהם חלק
מקבוצה איכותית וחשובה, ירגישו גאים לקחת חלק ממנה ויחדשו את נאמנותם לחברה
וליעדיה. תוצאותיו של אירוע גיוס-כספים יכולות להיות סכום התרומות שנגבו, כמובן,
אך גם שהמשתתפים ירגישו בטוחים שהם תורמים למטרה נעלה, שנפלה בידיהם הזכות לעשות
זאת, ושהם יהיו מוכנים לתרום אפילו יותר. התוצאה של חתונה יכולה להיות שהחתן
והכלה, המשפחה והחברים יחוו חוויה של פעם בחיים, ישתתפו בחוויה רגשית עמוקה
וכמובן, ייהנו מאוד. תוצאותיו של אירוע השקת מוצר יכולות להיות שהמשתתפים ירצו
לרכוש את המוצר, ישתמשו בו, ישווקו אותו ויבטחו בך ובמוצר שלך. אם כך, מפיק האירוע
והלקוח צריכים לקבוע מהן התוצאות המיוחלות מן האירוע, ומהו המסר שלו, בהתאם לסוג
האירוע. תכנון כל חלקיו ופרטיו של האירוע ישתלב עם המסר או עם התוצאה המיוחלת.
תכנון האירוע
תחזיות ורצף
בשלב זה קובעים מפיק האירוע והלקוח את כל חלקי האירוע, את לוח הזמנים ואת הספקים
הנדרשים. סדר היום של האירוע הוא הרצף המדויק של הדברים האמורים להתרחש בו. קביעת
סדר היום מראש מאפשרת לחזות ולא להשמיט פרטים שעלולים להישכח. כיצד יגיעו המוזמנים
לאירוע? האם יש לספק אמצעי תחבורה, מפות וכו'? מהם הסדרי החנייה? מה יקרה עם כניסת
המוזמנים לאולם? בכנס, ייתכן שידרשו תווי-שם; באירועים אחרים תידרש עמדת קבלה ובה
יתבצע רישום האורחים. מה יקרה לאחר מכן? כיצד יוגשו המשקאות? היכן חדרי הנוחיות?
היכן ישבו המוזמנים? האם חשוב שהכיסאות יהיו נוחים? ... כיצד נקבל משוב מהמוזמנים
בתום האירוע? זהו רק חלק קטן מן השאלות שיקבלו מענה. באופן זה ניתן לחזות מראש את
כל הפריטים השונים שיידרשו כדי להפוך את האירוע להצלחה מסחררת. הספקים נבחרים לפי
מידת יכולתם לקיים את דרישות הלקוח, לספק שירות איכותי ולעמוד בתקציב האירוע.
ניסיונו הקודם של מפיק האירוע עם הספקים יאפשר לו לבחור ספקים אמינים ובטוחים.
התאמה ואיכות
כל חלקי האירוע אמורים להשתלב זה בזה מבחינת הסגנון והסטנדרטים, ולהיערך בהתאם
למסר ולתוצאות המיוחלות. מובן שאיכות גבוהה יותר פירושה לעיתים מחיר גבוה יותר.
הגשת מים בכוסות פלסטיק זולה יותר מהגשת יין איכותי בגביעי קריסטל. מתכנן אירועים
מקצועי ישקיע מאמץ רב במציאת האפשרויות האיכותיות ביותר במחיר הטוב ביותר עבור
הלקוח ולעיתים קרובות יוכל להשיג מחירים שרק איש מקצוע יכול להשיג. זאת הסיבה
שבמקרים רבים שכירת שירותיו של מתכנן אירועים מתבררת בשורה התחתונה כמשתלמת יותר.
אולם בעת ההחלטה באשר לאיכות הנדרשת תוך ההתחשבות בדרישות התקציב, יש לבחון את
האפשרויות אל מול התוצאה המתוכננת והמסר. ניתן למשל להחליף את מופע הלייזר היקר
במופע זיקוקים וליצור את אותה התוצאה בתקציב נמוך יותר. מצד שני, מפות שולחן
העשויות מנייר במקום מבד עלולות להפחית במידה ניכרת את הרושם מן העיצוב ומן התפריט
ולפגוע במסר שאותו ניסו להעביר. מפיק אירועים מקצועי ללקוח וינחה אותו בהכרעה
בסוגיות אלה תוך שמירה על מגבלות התקציב.
הפקת אירועים
הנהגה ורוח-צוות
מפיק האירוע מתאם בין כל הספקים כדי להבטיח שהכל יפעל כמתוכנן. מתכנן אירועים
מקצועי שומר על יחסי עבודה מצוינים עם הספקים שעימם הוא עובד, והם, בתורם, עובדים
קשה כדי שימשיכו לקבל הזמנות עבודה מחברת התכנון. למפיקי אירועים מקצועיים יש
יכולת הנהגה מעולה והם יודעים כיצד להוציא את המיטב מכל אדם הלוקח חלק בהפקת
האירוע. הם דואגים לכך שכולם יסתדרו זה עם זה ויעבדו כצוות. ניתן להשיג הנאה רבה
מתכנון אירועים, וחשוב ליהנות מכך.
יושרה
יושרתם ומקצוענותם של כל אחד מהספקים היא סוגיה בעלת משקל מכריע. מפיק האירוע שלך
אמור להיות ערב ליושרתם ולמקצוענותם של הספקים שבהם בחר. מפיק האירוע מוודא כי כל
אחד מן הספקים מבצע את עבודתו בשלמות תוך שמירה על יושרתו ועל אמינותו. זהו אחד
השירותים העיקריים שמפיק האירוע מציע לך, כיוון שבלעדיו, תמצא את עצמך שקוע בתכנון
הלוגיסטיקה והפרטים של האירוע בעוד עלייך להתכונן להרצאה, לחתונה או לכל אירוע
אחר. מפיק האירוע מקדיש את מירב המאמצים לדאוג שהכל יתנהל כשורה, כדי שאתה לא
תיאלץ לדאוג.
דאגה ללקוח ושירותים
אירוע יכול להיות עניין סבוך הכולל חלקים ופרטים רבים. ישנם גם דברים הצצים בדקה
התשעים, וצריך לטפל בהם. כלקוח, דברים כאלה אינם אמורים להטריד אותך. במקרה שצץ
משהו בלתי צפוי, מפיק האירוע אמור לעשות ככל שביכולתו כדי לסדר זאת, לפתור את
הבעיות ולטפל בהן. אתה רוצה שהעוגה תגיע לשולחן במהלך הארוחה - מפיק האירוע יטפל
בכך. אתה נדרש לפתע לערוך סידורי אבטחה לאח"מ - למפיק האירוע יהיו אנשי קשר
מתאימים והוא יוכל לדאוג לכך באופן מיידי. מובן שיש צורך לעשות הכל כדי לאמוד מראש
את כל הדרישות, אולם כאשר צצים מצבים לא צפויים שכאלה, תוכל להישאר שליו ולדעת כי
מפיק האירוע מטפל בכך על הצד הטוב ביותר. מתכנן אירוע מקצועי ייקח על עצמו את
האתגר ויעמוד בו.
אחרי האירוע
כאשר הדבר מתאפשר, טוב לאסוף משוב מהאורחים או מהמוזמנים. לעיתים קרובות מתעלמים
מחלק זה, אך חשוב לעשותו. ניתן לערוך סקר, להניח ספר אורחים ביציאה, או פשוט לשאול
שאלות, אך בכל מקרה כדאי לגלות אם מטרת האירוע הושגה, ובאיזו מידה. לדוגמה, יש
לערוך סקר למשתתפי אירוע השקת מוצר ולבדוק מה הם מרגישים לגבי המוצר, וכיצד לדעתם
הם יוכלו להשתמש בו. סקר זה יכול לשמש כמרכיב עיקרי בעת תכנון השלב הבא של שיווק
המוצר. יש לערוך סקר דומה למשתתפי כנס או סמינר ולהשתמש בתשובות בעת תכנון הכנס
הבא. חלק מעבודתו המקצועית של מפיק האירוע היא לעבור על המשובים הללו ולשפר את
הטעון שיפור, לחזק את אמונו בספק כלשהו, או לעשות שימוש חוזר בפורמטים מוצלחים,
כאשר הדבר מתאפשר. חשוב מאוד לתעד את הנעשה בעזרת ווידאו ותמונות. לדוגמה, בתום
האירוע יכול מפיק האירוע לחלק כרטיסי תודה לכל מי שתרם מעל ומעבר וביצע את עבודתו
במיומנות. גם כאן יכול מתכנן אירועים מקצועי לעזור לדאוג לכל פרטי "אחרי האירוע"
ולוודא שהכל מושלם לשביעות רצונך. כמילת סיום, כמקצוענית העובדת בתחום שנים רבות,
איני יכולה לתאר את ההנאה הרבה והסיפוק שאני שואבת מיצירה ומארגון של אירועים עבור
לקוחותיי ובשיתוף עמם. שוב, אירוע אינו "דבר שמגיע וחולף" אלא כלי תקשורת עוצמתי,
וכאשר הוא מבוצע כהלכה הוא יכול ואמור להוות ציון דרך חשוב עבורך או עבור חברתך.
|
|
|
|
